หากคุณยังเป็นมือใหม่ที่ต้องรับมือกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือ คุณอาจไม่แน่ใจเกี่ยวกับกระบวนการดังกล่าว ไม่ต้องห่วงครับ แม้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอาจฟังดูซับซ้อนและยุ่งยาก แต่วันนี้ House of Dev จะมาอธิบาย “ขั้นตอนโดยทั่วไปของการจัดซื้อจัดจ้าง” ทีละขั้นตอนแบบ step by step ให้เข้าใจกันอย่างง่ายครับ 😊
ขั้นตอนที่ 1 ระบุความต้องการ
ขั้นแรก คุณจะต้องพิจารณาว่ามีรายการ วัสดุ อุปกรณ์หรือบริการใดบ้างที่จำเป็นในธุรกิจของคุณ เหมือนกับการทำรายการซื้อของโดยละเอียดนั่นเองครับ โดยรายการต่างๆ ต้องเกิดจากการปรึกษากับทุกแผนกเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมทุกๆ ความต้องการของทุกคน
ขั้นตอนที่ 2 สร้างใบขอซื้อและส่งคำขออนุมัติใบขอซื้อ
เมื่อจัดหาวัสดุหรือบริการใหม่และจำนวนหรือปริมาณเรียบร้อยแล้ว พนักงานจะต้องทำการส่งคำขอซื้ออย่างเป็นทางการ (หรือที่เรียกว่าใบขอซื้อ) ในภาษาอังกฤษจะเรียกว่า PR ย่อมาจาก Purchase Request หรือ Purchase Requisition คำขอซื้อจะถูกส่งให้บริษัททราบถึงความต้องการ โดยปกติจะผ่านทางผู้จัดการแผนก ฝ่ายจัดซื้อ หรือทีมการเงิน
ขั้นตอนที่ 3 การอนุมัติใบขอซื้อ
แผนกจัดซื้อจะตรวจสอบและอนุมัติ PR เพื่อให้ทีมงานดำเนินการอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอซื้อได้ หากได้รับการอนุมัติ ทีมจัดซื้อจะสามารถดำเนินการเลือกผู้ขายต่อไปครับ โดยขั้นตอนนี้จะประกอบไปด้วย
3.1 ประเมินและเลือกผู้ค้า: ค้นหาผู้ค้าหรือซัพพลายเออร์ที่ดีและมีศักยภาพที่สุดโดยการส่งคำขอใบเสนอราคา (RFQ) สิ่งสำคัญคือต้องมีรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อที่คุณจะสามารถเปรียบเทียบได้อย่างครบถ้วน และการเปรียบเทียบประเมินผู้ค้าไม่เพียงดูแค่ต้นทุนเท่านั้นแต่ยังรวมไปถึง ชื่อเสียง ความเร็ว คุณภาพ และความน่าเชื่อถืออีกด้วย
3.2 การเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไข: โดยทั่วไปคุณควรขอรับใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์อย่างน้อย3 บริษัทก่อนตัดสินใจ ตรวจสอบใบเสนอราคาแต่ละรายการอย่างรอบคอบและเจรจาต่อรองหากเป็นไปได้ และหากว่ารู้สึกพอใจในเงื่อนไขจากผู้ค้าที่ต้องการแล้วอย่าลืมเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรนะครับ
ขั้นตอนที่ 4 สร้างใบสั่งซื้อและส่งคำขออนุมัติ
ทีมจัดซื้อจะสร้างใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO) แนบมาพร้อมกับใบเสนอราคา Quotation (QT) และส่งให้กับผู้บริหารหรือผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติต่อไปครับ
ขั้นตอนที่ 5 อนุมัติใบสั่งซื้อ
โดยปกติแล้วผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจจะเป็นผู้อนุมัติคำสั่งซื้อ จากนั้นพวกเขาก็ส่ง PO กลับไปยังทีมจัดซื้อ
ขั้นตอนที่ 6 ส่งคำสั่งซื้อให้ผู้ค้า
หลังจากที่ใบสั่งซื้อได้รับการอนุมัติโดยสมบูรณ์แล้ว ทีมจัดซื้อจะต้องติดต่อผู้จัดจำหน่ายเพื่อทำการสั่งซื้อสินค้า
ขั้นตอนที่ 7 รับสินค้า พร้อมเอกสารใบเสร็จ ใบรับของ
เมื่อสินค้ามาถึง ทีมจัดซื้อจะต้องทำการตรวจสอบอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับในคำสั่งซื้อและตรงตามมาตรฐานคุณภาพทุกครั้ง
ขั้นตอนที่ 8 บันทึกเอกสารใบเสร็จ ใบรับของลงในระบบ
ท้ายที่สุดและสำคัญมากที่สุด คือ อย่าลืมเก็บรักษาเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ ตั้งแต่คำขอซื้อไปจนถึงการเจรจาราคา ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน เรียกได้ว่าทุกเอกสารที่เกิดขึ้นตลอดทุกขั้นตอน บันทึกสามารถใช้เพื่ออ้างอิง เพื่อช่วยให้บริษัทสามารถสั่งซื้อสินค้าใหม่ในราคาที่เหมาะสมในอนาคต ช่วยในกระบวนการตรวจสอบ และช่วยในการคำนวณภาษีในอนาคตครับ
จะเห็นได้ว่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจ หากมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไปอาจจะส่งผลกระทบต่อธุรกิจไม่มากก็น้อย House of Dev Technology หวังเป็นอย่างยิ่งว่า เราจะช่วยให้คุณเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้มากขึ้นนะครับ 🫡
เตรียมพบและสัมผัสประสบการณ์การจัดซื้อจัดจ้างรูปแบบใหม่ได้เร็วๆ นี้ จาก House of Dev Technology เพราะ เราทำงานกันเต็มที่ เพื่อพัฒนาโซลูชันที่จะเปลี่ยนแปลงประสบการณ์การจัดหาจัดซื้อของคุณให้ดีและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นกว่าเดิม ยกระดับกระบวนการจัดหาจัดซื้อของคุณใหม่ ให้สะดวกและจัดการได้ ในแอพเดียว!